Acest ghid este destinat să vă răspundă la următoarele întrebări:
- Care este misiunea notarului ?
- Ce este actul autentic notarial ?
- În ce caz este obligatoriu să apelezi la un notar ?
- În ce caz este preferabil să te adresezi unui notar ?
- Ce se discută cu notarul și la ce întrebări trebuie să răspundeți în relația cu el ?
Ghidul vă va ajuta să învățați și să înțelegeți limbajul juridic practicat de notar și vă va reaminti că o singură cerință trebuie să caracterizeze relația între client și notar: ÎNCREDEREA
PARTEA 1
Ce este notarul și ce activități desfășoară la biroul său?
Notarul este un specialist în domeniul juridic. Activitatea sa cea mai cunoscută constă în redactarea și autentificarea de acte dar, de asemenea, notarul este un consilier indispensabil în toate evenimentele din viata unei persoane sau a unei familii, de la căsătorie la cumpărarea unei locuințe și până la dezbaterea moștenirii.
Rolul de consilier are scopul de a-l ajuta pe clientul său să prevină sau să evite litigiile ulterioare, care presupun costuri mult mai mari decât costurile serviciilor notariale.
Întrebările pe care clientul și le pune înainte de a fixa o întâlnire cu notarul sunt, de regulă:
- Problema mea este de competenta exclusivă a notarului ?
- Trebuie să programez o întâlnire sau pot pune întrebările la telefon ?
- Care este costul serviciilor oferite de notar și ce alte taxe și impozite trebuie să plătesc în cazul întocmirii actului solicitat ?
CAPITOLUL 1
PENTRU CE MERGEȚI LA NOTAR ?
Este necesar să începem prin a aminti care sunt competențele notarului, care este statutul său și al personalului auxiliar al biroului notarial. După aceea, vom intra în subiect cu lista actelor care se pot face numai la notar, a actelor care se pot face și la notar și avantajele opțiunii pentru actele notariale.
Statutul notarilor și al personalului biroului
Activitatea notarilor publici din România este reglementată de Legea notarilor publici și a activității notariale nr.36/1995 și de Regulamentul de aplicare a Legii nr.36/1995, aprobat prin ordin al ministrului justiției (O.M.J. nr.2333/2013).
Spre deosebire de actele făcute sub semnătură privată, actele autentice au o forță probantă mai importantă, conferind prin aceasta garanții pe care alte acte nu le pot oferi.
Actul autentic se bucură de prezumția de validitate, ceea ce dispensează pe cel care-l folosește de orice dovadă suplimentară, revenind celui care-l contestă să facă proba contrarie, pe calea procedurii înscrierii în fals.
Forța probantă deosebită a actului autentificat de notarul public este dată de faptul că acesta are obligația să verifice cerințele de legalitate ale actului, respectiv capacitatea părților de a încheia actul, consimțământul acestora pentru autentificare, dacă obiectul este determinat și dacă cauza este licită. În acest fel se evită autentificarea unor acte care ar putea fi anulate ulterior, cu consecințe grave pentru dobânditor.
În cazul bunurilor imobile, notarul public va verifica la Biroul de Carte Funciară dacă înstrăinătorul este proprietarul acestora și dacă nu sunt grevate de sarcini cum ar fi de exemplu o ipotecă, efectuând toate formalitățile privind intabularea dreptului de proprietate.
În întreaga lui activitate profesională, notarul public trebuie să-și exercite din plin rolul activ pentru stabilirea raporturilor juridice reale dintre părți și să aibă o poziție imparțială, apărând deopotrivă drepturile și interesele parților din actul juridic.
Competenta teritoriala a notarilor este limitată în funcție de competența judecătoriei în raza teritorială a căreia își au sediul. Competența teritorială este limitată în materie succesorală și pentru deplasările în afara sediului biroului notarial. Asta nu înseamnă că dacă v-ați mutat într-un alt capăt al României și sunteți atașat de notarul dvs. nu puteți să apelați la serviciile acestuia. Puteți să-i cereți să se ocupe de problemele dvs., cu condiția să vă deplasați și să încheiați actele la biroul său.
Cererile de divorț se pot depune și soluționa la orice birou notarial din circumscripția judecătoriei unde s-a oficiat căsătoria sau domiciliului comun al soților, precum și moștenirile se pot dezbate la orice birou notarial din circumscripția judecătoriei ultimului domiciliu al defunctului.
Pentru municipiul Piatra Neamț competența este generală, ceea ce înseamnă că un notar care are sediul în municipiul Piatra Neamț poate soluționa cereri de divorț sau cauze succesorale pentru persoane care au oficiat căsătoria, au avut domiciliul comun sau au avut ultimul domiciliu în oricare sector al municipiului Piatra Neamț și se poate deplasa pentru a instrumenta acte pe teren în orice sector.
Activitatea notarială poate fi exercitată de notarul public în birouri individuale sau, prin asociere, în societăți profesionale.
Clientul poate alege liber notarul căruia să îi solicite serviciile. Nici o altă persoană sau instituție nu are dreptul, conform legii, să impună unei persoane un anumit notar, mai ales în cazul în care onorariul pentru serviciul notarial este plătit de acea persoană. Cu alte cuvine, cel care plătește, poate alege. Părțile pot însă conveni ca un act să fie instrumentat la un notar cunoscut doar de una dintre ele.
Actul este în principiu întocmit și semnat la biroul notarului, cu excepția situației în care una dintre părți este în imposibilitate obiectivă de a se deplasa sau există un interes colectiv ca actul să se facă într-un anumit loc.
Este preferabil ca actul să se întocmească la biroul notarului pentru a se putea aduce toate modificările care pot interveni în acordul de voință al părților și pentru a evita erorile de redactare care, pentru rectificare, presupun o procedură destul de dificil de realizat.
Notarul este obligat să consilieze persoanele care apelează la serviciile sale și este ținut să respecte secretul profesional. Pentru serviciile efectuate el are dreptul la onorariu. Prin ordin al Ministrului Justiției sunt reglementate baremuri de onorarii minimale pentru diferitele tipuri de acte.
Statul controlează aceste onorarii tocmai pentru a nu permite căderea în derizoriu a costului unui serviciu de interes public, cu importanță deosebită în viața socială. Pentru toate taxele, impozitele și tarifele percepute de notar în nume propriu și ca mandatar legal al statului sau al altor instituții publice, se eliberează chitanțe sau bonuri fiscale ale căror elemente de identificare se înscriu obligatoriu în act.
Care este statutul juridic al notarului ?
Notarul este învestit de Stat să îndeplinească un serviciu de interes public și are statutul unei funcții autonome, actul întocmit de notar, purtând sigiliul şi semnătura sa, fiind un act de autoritate publică.
Putem spune că notarul are o activitate riguros reglementată şi controlată atât de organizațiile profesionale – Camerele Notarilor Publici şi Uniunea Națională a Notarilor Publici din România – cât și de Ministerul Justiției, actul notarial fiind de asemenea supus controlului judecătoresc.
Care este personalul auxiliar al biroului notarial ?
Personalul biroului notarial este format din secretari, operatori de calculator, arhivari și delegați pentru relația dintre birou și autoritățile administrative unde se înregistrează anumite tipuri de acte conform legii (de ex: Cartea funciară).
Activitatea personalului biroului notarial este de natură administrativă. Secretarul poate răspunde la întrebările dvs. referitoare la programul de lucru cu publicul al biroului, vă poate programa întâlnirea cu notarul, dar nu va putea calcula la telefon taxele necesare pentru diferitele tipuri de acte și nici nu va putea rezolva probleme juridice, deoarece nu aceasta este competența sa, iar informațiile date ar putea fi eronate.
Cum stabiliți întrevederea cu notarul ?
Datorită complexității problemelor juridice, a multitudinii de taxe care se calculează și se percep conform legii de către notari și a responsabilității pentru legalitatea actului și pentru calculul corect al taxelor, singurul în măsură să comunice clientului actele necesare și costurile pentru instrumentarea unei proceduri notariale este notarul.
Pentru o estimare corectă a soluției juridice și a costurilor este necesară deplasarea la notar, cu programare prealabilă și în măsura în care este posibil, persoana trebuie să aibă în posesia sa actele pe care se va fundamenta operațiunea juridică pe care o dorește.
În cazul în care persoana nu este în posesia actelor, după ce va afla de la notar ce documente trebuie să pregătească, va mai fixa o întrevedere cu notarul, după obținerea acestora.
Notarul nu va putea face calculul taxelor la telefon deoarece fiecare operațiune juridică este taxabilă separat, calculul este laborios, iar activitatea din birou nu permite discuții telefonice prelungite în timpul programului de lucru. De asemenea, nu va putea da o listă exhaustivă de acte necesare înainte de a discuta cu clientul și de a studia actele deja existente.
Deoarece activitatea dintr-un birou notarial este foarte intensă, complexă, și presupune o atenție și o responsabilitate specială cu privirea la corectitudinea datelor care se prelucrează în acte, pentru întrevederea cu notarul trebuie fixată și respectată o programare. În caz contrar riscați să nu rezolvați problema pentru care v-ați deplasat la biroul notarial, deoarece cei programați au prioritate. Programarea se poate face telefonic la secretariatul biroului.
Acte și proceduri aflate în competenta notarului
Unele acte sunt, conform legii, în competenta exclusivă a notarului; altele pot fi instrumentate și de notar dar și de un alt specialist în domeniul juridic.
Principala procedură notarială este autentificarea actelor.
Există anumite tipuri de acte care nu sunt considerate valabile decât dacă îmbracă forma autentică. Autentificarea este cerută de lege ca o condiție de valabilitate a actului. Această condiție poate fi cerută pentru protecția interesului public sau pentru protecția interesului părților, datorită implicațiilor deosebite pe care le presupune actul.
Principalele acte pentru care forma autentică este obligatorie sunt: – vânzarea – cumpărarea de terenuri și locuințe; – contractele de garanție imobiliară (ipotecile); – contractele de donație, indiferent dacă au ca obiect bunuri mobile sau imobile; – declarațiile de renunțare la succesiune; – declarația de revocare a unui legat conținut de un testament; – procurile pentru încheierea actelor pentru care legea cere forma autentică pentru valabilitatea actului; – declarațiile de renunțare la un drept (ex: uzufruct, uz, abitație, servitute etc.); – actul prin care debitorul consimte subrogarea în drepturile creditorului.
În cazul în care actele mai sus enunțate nu sunt făcute în formă autentică, ele sunt nule, deci lipsite de efecte juridice. Spre exemplu, dacă vânzarea-cumpărarea unui teren s-a făcut în baza unei chitanțe de mână, ea nu reprezintă un act valabil de transfer al dreptului de proprietate în patrimoniul cumpărătorului ci poate avea doar eventual semnificația unui ante-contract care, în caz de litigiu, va putea fi folosit în instanța de judecată pentru obținerea unei hotărâri care să țină loc de act de vânzare-cumpărare.
Pentru aceste tipuri de acte, statul exercită prin intermediul notarului un control al întregii societăți datorită importanței juridice care depășește interesele părților.
Notarul are de asemenea în competență dezbaterea succesiunilor (moștenirilor) necontencioase (nelitigioase).
Prin urmare, dacă moștenitorii unei persoane au ajuns la un acord cu privire la recunoașterea reciprocă a drepturilor lor succesorale, la componența masei succesorale și la partea care revine fiecăruia din succesiune, se pot adresa direct notarului public pentru dezbaterea moștenirii și eliberarea certificatului de moștenitor.
În cazul existentei unor neînțelegeri între moștenitori cu privire la aspectele mai sus enunțate, partea interesată se va adresa instanței de judecată în vederea soluționării litigiului.
Acte pentru care forma autentică nu este obligatorie: – vânzările de bunuri mobile (autoturisme, obiecte de mobilier, obiecte de artă etc.); – contractele de închiriere, comodat, împrumut (fără garanții imobiliare), arendă etc.; – actele de constituire ale societăților și actele modificatoare ale acestora, cesiunile de părți sociale și de acțiuni; – testamentul (care poate fi și olograf).
Instrumentarea acestor tipuri de acte nu este în competența exclusivă a notarilor, dar părțile pot opta pentru forma autentică (notarială) datorită avantajelor pe care le implică aceasta din punct de vedere al valorii probante.
Ca o precizare suplimentară, trebuie spus că actul autentic face dovadă deplină cu privire la acele mențiuni din cuprinsul său care sunt constatate personal de notar până la înscrierea în fals împotriva notarului, spre deosebire de actele sub semnătură privată, care fac dovadă doar până la proba contrară. Cu alte cuvinte, în cazul unui litigiu nu se pot admite dovezi contra celor constatate personal de notar, decât dacă se impută notarului săvârșirea unui fals.
Pentru acest motiv este recomandabilă pentru părți întocmirea actelor în forma autentică, datorită siguranței mai mari pe care o implică și a garanției că notarul a verificat legalitatea conținutului (clauzelor) și consimțământul părților, astfel încât să nu existe un potențial litigios legat de actul întocmit.
Garanția suplimentară pe care o conferă precum și responsabilitatea sporită a notarului față de modul în care a întocmit actul, constituie și explicația costului mai ridicat al actului autentic notarial față de alte tipuri de acte întocmite de specialiști în domeniul juridic (și nu numai) care nu au nici un fel de răspundere față de părți și față de societate.
Acordați o atenție specială testamentului, deoarece acest act este extrem de util pentru rezolvarea cauzelor succesorale, mai ales în cazul persoanelor fără copii. Avantajul îl constituie protecția legatarului (moștenitorului testamentar) ales de cel care lasă testamentul, în fața altor rude care pot fi înlăturate total sau parțial de la moștenire, prin efectul testamentului. Costul testamentului autentic este redus, iar confidențialitatea este garantată de statutul deontologic al notarului.
Alte acte și proceduri notariale
Persoanele deținătoare ale unor documente sau fotografii cu valoare deosebită patrimonială sau afectivă pot recurge la procedura depozitului notarial. Actul de depozit nu are un cost mare și are avantajul păstrării înscrisurilor în condiții optime și a eliminării riscului dispariției lor.
Legea română nu permite decât depozitul notarial de înscrisuri și documente. Prin urmare nu se vor putea depune la biroul notarial alte bunuri sau valori.
Cei care doresc copii legalizate ale unor acte originale trebuie să se prezinte la biroul notarial numai cu înscrisul original. Nu se poate obține o copie legalizată a unui act în lipsa actului original sau în baza unei alte copii legalizate. Nu insistați, nu poate exista nici o concesie în acest sens.
În anumite situații enumerate de lege, notarii pot certifica unele fapte cu efecte juridice.
Dacă ați pierdut toate exemplarele originale ale unui act, puteți solicita notarului la biroul căruia ați întocmit actul fie o copie legalizată din arhiva sa, fie un duplicat al actului pierdut. Obținerea copiei din arhivă presupune un cost mai redus și o procedură mai simplă, dar copia legalizată nu are aceeași valoare ca originalul, în timp ce duplicatul este similar cu acesta.
CAPITOLUL 2
ÎNTÂLNIREA CU UN NOTAR
Întâlnirea pentru un sfat
Este posibil să consulți un notar fără a avea un act de încheiat imediat la biroul notarial. Spre exemplu, poți cere o consiliere în materie de succesiuni, pentru a vedea care sunt avantajele întocmirii unui testament sau care sunt drepturile succesorale care îți revin în cazul decesului unei persoane, ce implicații patrimoniale au anumite modificări legislative etc.
Costul consultației este afișat, de regulă, în sala de așteptare a biroului. În cazul în care clientul este un obișnuit al biroului, el va putea beneficia și de consultații gratuite. În general, notarii își sfătuiesc gratuit clienții.
Dacă totuși clientul cere o consiliere scrisă, care implică studiu sau lucru mai îndelungat, va trebui să plătească onorariul notarial.
Întâlnirea în vederea încheierii unui act
Spre exemplu, în cazul vânzării sau cumpărării unui bun imobil clientul (vânzător) trebuie să se prezinte la notar înainte de semnarea contractului de vânzare-cumpărare pentru a solicita obținerea extrasului de carte funciară și a primi informațiile necesare cu privire la cuantumul impozitului pe venitul rezultat din transferul proprietății imobiliare care trebuie plătit la autentificarea actului. Este de preferat ca vânzătorul să fie însoțit de cumpărător, pentru a negocia în timp util clauzele contractuale, astfel încât la semnarea actului să nu se mai aducă acestuia modificări importante. Cumpărătorul va primi, de asemenea, informații în legătură cu onorariul notarial și taxele și tarifele pentru intabularea în cartea funciară care sunt în sarcina sa (după caz).
În activitatea sa, notarul își asumă obligații față de clienții săi, dar trebuie să respecte anumite reguli și să aibă o anumită conduită și față de colegii săi. Ansamblul acestor reguli de conduită profesională formează ceea ce poartă denumirea de deontologie profesională.
Obligațiile generale ale notarului
În calitate de delegatar al autorității publice, notarul are obligația ca prin modul în care își desfășoară activitatea să creeze cea mai bună imagine pentru profesia sa şi să consacre tot timpul necesar în beneficiul profesiei sale. Principiile care trebuie să guverneze activitatea sa sunt: demnitatea, discreția, delicatețea în raporturile cu clienții și cu colegii, iar în viața privată trebuie să aibă un comportament în afara oricărei critici.
De asemenea, trebuie să-și perfecționeze și să-și actualizeze permanent cunoștințele, să se informeze despre evoluția dreptului, a economiei și a societății, să participe la acțiunile colective de formare profesională.
Conform legii, notarul este obligat să comunice suspiciunea de spălare a banilor, pentru a contribui la asanarea morală și economică a societății.
Interdicțiile impuse notarului
Spre deosebire de obligațiile generale care incumbă notarului, interdicțiile sunt concrete și rezultă din textele legale care reglementează profesia.
Ca interdicție principală, amintim că notarul este obligat să refuze instrumentarea oricărui act care este contrar legii și bunelor moravuri, trebuie să ceară și să dea lămuriri părților asupra conținutului actelor, spre a se convinge că acestea le-au înțeles sensul și le-au acceptat efectele, în scopul prevenirii litigiilor.
Din punct de vedere al deontologiei profesionale, notarul trebuie să se abțină de la orice activitate sau implicare în operațiuni care ar putea reprezenta un pericol pentru el sau pentru clienții săi.
Cunoașterea acestor reguli este impusă tuturor notarilor, nerespectarea lor fiind sancționată disciplinar, penal și civil (patrimonial).
Birouri notariale se găsesc peste tot în mediul urban și în mediul rural, pentru ca notarii să fie alături de clienții lor, permanent disponibili pentru a le analiza problemele și a-i consilia cât mai bine.